Ab sofort können Sie als Ostendis Unternehmens-Administrator ganz einfach die Edition aller Konten nicht nur übersichtlich betrachten, sondern auch mit einem Mausklick ändern.
Benötigen Sie ein neues Ostendis Konto für eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter, so ist auch dies, ohne den Ostendis Support zu kontaktieren, schnell und einfach möglich.

Melden Sie sich mit Ihrem Ostendis Unternehmens-Administratoren Konto an und klicken Sie im Menü auf „Unternehmen“ und dann auf „Konten“:

Edition wechseln – von Free zu Pro und zurück

Neu finden Sie die Möglichkeit, jedes Unternehmens-Konto zwischen der kostenlosen „Free-Edition“ und der kostenpflichtigen „Professional-Edition“ mit nur einem Klick umzuschalten.

Beachten Sie, dass bei einer Umschaltung von der Free- zur Pro-Edition jeweils gleich 10 Tage im Voraus verrechnet werden und diese auch beim frühzeitigen zurückschalten zur Free-Edition nicht zurück erstattet werden.

Neues Ostendis Konto erstellen

Sie benötigen für eine weitere Person ein Ostendis Konto? Innert wenigen Sekunden lässt sich dies ganz einfach einrichten. Klicken Sie dazu auf „Neues Konto erstellen“

Darauf hin öffnet sich folgendes Formular:

Erfassen Sie die zwingend notwendige E-Mail-Adresse für das Konto. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine E-Mail-Adresse aus Ihrem Unternehmen handeln muss. Andere E-Mail-Adressen können nur durch unseren Support Ihrem Unternehmen hinzugefügt werden. Kontaktieren Sie uns dazu, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Hinweise zur Auswahl der „Konto-Edition“

Wählen Sie die kostenpflichtige „Professoinal-Edition“ wenn Sie jemandem Zugriff auf die volle Funktionalität von Ostendis gewähren möchten. Ein solches Konto wird primär von HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern benötigt. Es kommt aber auch bei Abteilungsleiter, Lehrlingsverantwortlichen und GL-Mitgliedern zum Einsatz, die auf Bewerbungen aller oder einzelner Jobs vollen Zugriff benötigen und um gewisse Teilprozesse in der Rekrutierung übernehmen zu können (z.B. Beantwortung von Bewerbungen).

Die kostenlose „Free-Edition“ (persönliches Konto) verwenden Sie für eine Person, die aktuell noch nicht die volle Funktionalität benötigt. Das Konto dieser Person kann später bei Bedarf durch Sie oder die Konto-Inhaberin / den Konto-Inhaber selber jederzeit auf die Professional-Edition umgestellt werden.

Verwenden Sie die kostenlose „Free-Edition“ (unpersönliches Konto) für unpersönlich verwendete E-Mail-Adressen wie z.B. „jobs@xy.com“. Solche Adressen dienen häufig als zentrale Sammelstelle für alle eingehenden Bewerbungen. Damit diese, aus der entsprechenden Mailbox an den Ostendis Import-Service gesendet werden können, muss diese E-Mail-Adresse in unserem System hinterlegt werden.

Automatische Info-E-Mail

Bei der Eröffnung eines Ostendis Professional- oder eines persönlichen Free-Edition Kontos wird automatisch eine E-Mail an die E-Mail-Adresse versandt, für welche Sie das Konto eröffnet haben. Die Info-E-Mail enthält die Login-Informationen für den ersten Einstieg in Ostendis.

Alles klar?

Sie haben weitere Fragen zur Erstellung neuer Konten oder zur optimalen Nutzung von Ostendis in Ihrem Unternehmen? Wir sind gerne für Sie da! Kontaktieren Sie ganz einfach unseren Support über das Supportformular, per E-Mail (support@ostendis.com) oder persönlich und unkompliziert per Telefon unter +41 62 511 20 88.

Sie möchten Ihren Kandidaten eine Einladung zum Vorstellungsgespräch inkl. Anfahrtsplan im Anhang versenden? Oder Sie möchten Stellensuchenden einen Fragekatalog für gewisse Eignungsabklärungen im Verlauf des Bewerbungsprozesses zukommen lassen?

Kein Problem! Versenden Sie nun aus Ostendis alle Arten von Antworten mit beliebigen Anhängen. Natürlich lassen sich diese auch gleich in den Antwortvorlagen hinterlegen, so, dass Sie diese nicht jedes Mal anhängen müssen. Und das Beste, nicht nur die Antwortvorlagen können Sie in verschiedenen Sprachen hinterlegen, sondern dazu auch jeweils die Anhänge in der entsprechenden Sprache – diese Flexibilität gibt es nur bei Ostendis! 😉

Die Ausgangslage – E-Mailversand aus Ostendis.

Die Ostendis E-Recruiting-Lösung gibt Ihnen selbstverständlich die Möglichkeit, Ihren Bewerbungskandidaten Antworten per E-Mail zukommen zu lassen. Diese Antworten werden technisch vom Mailserver von Ostendis direkt an die Adresse des Kandidaten gesendet und zwar in Ihrem Namen. Somit ist auch garantiert, dass Sie allfällige Antworten direkt wieder erhalten.

Das Problem.

Der E-Mail-Server von Ostendis versendet in Ihrem Namen E-Mails, was viele empfangende Mailserver nicht akzeptieren. Diese prüfen nämlich, ob unser Mailserver dazu berechtigt ist, E-Mails mit Ihrem Domänennamen (Teil hinter dem @-Zeichen in der E-Mailadresse) zu versenden. Ohne Ihre explizite Einverständniserklärung ist dies häufig nicht erlaubt und der empfangende Mailserver weist die E-Mail ab. Dieser Mechanismus ist in der heutigen Zeit sehr vernünftig, da damit ein grosser Teil von Spammails eliminiert werden kann.Die Folge davon: Ihre Bewerbungskandidaten erhalten evtl. eine Antwort von Ihnen nicht.

Die einfache Lösung.

Damit nun die E-Mail-Antworten an Ihre Kandidaten zuverlässig ankommen ist es nötig, dass unser E-Mailserver im SPF-Record Ihres Unternehmens eingetragen wird. Dies ist im Übrigen auch für viele andere Internet-basierte Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen ggf. nutzt, nötig. Z.B. für Newslettersysteme, cloudbasierte Kundenverwaltungs- oder Buchhaltungssysteme, usw.

Wenn Sie Ostendis für Ihr Unternehmen einsetzen, so empfehlen wir Ihnen unbedingt den Einsatz eines SPF-Records!

Was ist ein SPF-Record?

Ein SPF-Record (Sender Policy Framework) ermöglicht es, nicht nur dem eigenen Mailserver, sondern auch anderen Mailservern die Legitimation zu erteilen, Mails zu versenden. Es handelt sich dabei um einen speziellen TXT-Eintrag im DNS (Domain Name System). Das hört sich sehr technisch an? Ist es auch… ???? Deshalb gleich zur nächsten Frage….

Wer muss den SPF-Record einrichten?

Ein SPF-Record muss von Ihrer IT-Abteilung oder dem entsprechend externen Partner vorgenommen werden und zwar von einer Person, die Zugriff auf die Verwaltung der DNS-Konfiguration für Ihre Domäne hat. Die HR-Abteilung hat in der Regel keinerlei Möglichkeiten, einen solche SPF-Record zu erstellen oder anzupassen, weshalb ein Auftrag an die IT-Abteilung unumgänglich ist

Wie muss der SPF-Record eingerichtet werden?

Damit die nötige Konfiguration vom entsprechenden Spezialisten vorgenommen werden kann, bedarf es ein paar Informationen:

Zuerst muss ein SPF-Record im DNS pfür die entsprechende Domäne erstellt werden, falls dieser nicht schon vorhanden ist. Danach muss ein Eintrag für den E-Mailversand aus Ostendis erstellt werden.

Die von Ostendis versandten E-Mails kommen immer vom gleichen Host mail.ostendis.ch bzw. der IP-Adresse: 94.231.81.6. Nachfolgend als Beispiel der Eintrag unserer Kundin mobilezone ag:

v=spf1 a:cs.mobilezone.ch a:mail.ostendis.ch a:reservation.staging.mobilezone.ch ip4:91.193.23.134/32 include:emarsys.us include:emsmtp.us include:spf.protection.outlook.com include:spf.mailjet.com -all

Mit dem hinzufügen des fett markierten Eintrages funktioniert der E-Mail-Versand aus Ostendis problemlos. Wir empfehlen, wenn möglich den Hostnamen statt die IP-Adresse, die sich eher mal ändern könnte, einzutragen.

Ich habe weitere Fragen, an wen kann ich mich wenden?

Bei allgemeinen Fragen rund um den E-Mailversand aus Ostendis hilft Ihnen unser Support per E-Mail oder auch gerne telefonisch weiter.

E-Mail:     support@ostendis.com
Telefon:  +41 62 511 20 88

Bei technischen Detailfragen können Sie auch gerne an unsere
Technik-Spezialisten direkt wenden:

E-Mail:     philippe.moser@ostendis.com
Telefon:  +41 79 261 78 57