Mitarbeiterbefragungen dienen dazu, die Mitarbeiterzufriedenheit in eurem Unternehmen zu ermitteln. Was eine Umfrage sonst noch für Erkenntnisse liefert, wie und wann sie durchgeführt oder analysiert wird, erfahrt in diesem Beitrag.
Wozu dient eine Mitarbeiterbefragung?
Mitarbeiterbefragungen helfen, Betriebsabläufe zu optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. Dabei nehmen Mitarbeiter:innen Einfluss auf folgende innerbetriebliche Bereiche:
- Arbeitsergebnisse
- Interne und externe Kommunikation
- Arbeitsabläufe- und Prozesse
- Arbeitsklima
Unter Mitarbeiterzufriedenheit wird die Einstellung zu den Aufgaben, dem Unternehmen und dem Arbeitsplatz verstanden. Je grösser das Missverhältnis zwischen den Erwartungen und den tatsächlichen Begebenheiten ist, desto unzufriedener fühlt sich ein:e Mitarbeiter:in.
Indirekte und direkte Messungen
Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen gibt es zwei Arten von Messungen. Die direkte und die indirekte Messung, wobei die beiden Verfahren immer zusammen angewendet werden sollten. Ansonsten besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen und Fehlentscheiden.
Die indirekte Messung
Die indirekte Messung erfolgt durch Beobachtung und Datenerhebung von Kennzahlen, die auf die Stimmung der Arbeitnehmer:in hinweisen. Dazu gehören folgende Werte:
- Krankheitstage
- Performance
- Fehlzeiten
- Fluktuationsrate
- Kündigungsrate
- Beschwerden
Die direkte Messung
Die direkte Messung untersucht in einer meistens anonymen Mitarbeiterbefragung unter anderem die folgenden drei Hauptpunkte:
- Erwartungen
- Bedürfnisse
- Erfahrungen
Im Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit geben Arbeitnehmer:innen an, wie sie bestimmte Aspekte wahrnehmen – darunter die eigenen Aufgaben sowie den Arbeitsplatz. Zudem sollen Teilnehmende die Möglichkeit haben, Wünsche und Bedenken in einem Freitextfeld zu äussern.
Durchführung der Umfrage
Grundsätzliche Rahmenbedingungen bei der Durchführung einer Mitarbeiterumfrage: Anonymität, Einhaltung Datenschutz und Verständlichkeit für alle Teilnehmer:innen.
Phasen (als ständiger Kreislauf):
- Definition der Ziele
- Erstellung des Fragebogens
- Auswertung und Analyse (die Fragebogen sollten zeitnah ausgewertet werden)
- Feedback an Mitarbeiter:innen
- Massnahmen (es reicht nicht Verbesserungen nur ausfindig zu machen – Veränderungen müssen anschliessend eingeleitet werden und zeitnah erfolgen)
- Evaluation
Themen für eine Mitarbeiterbefragung
In einem Mitarbeiterfeedback können viele verschiedene unternehmensrelevante Themen abgefragt werden. Um die Mitarbeitermeinungen und Einschätzungen einzuholen sind u. a. folgende Themen relevant:
- Arbeitsmotivation
- Kommunikation intern
- Lohn
- Arbeitszeiten und Ferien
- Weiterbildungs- sowie Förderungsbedarf
Ziele
Es gibt viele verschiedene Ziele, die in einer Mitarbeiterbefragung verfolgt werden können. Beispielsweise:
- Erhöhung der Verbundenheit
- Senkung des Fluktuations-/Ausfallrate
- Optimierung der Arbeitsprozesse
- Sicherung der Qualität
- Verbesserung des Betriebsklimas
- Grundlage für ein authentisches Employer Branding
- Positive Rückmeldungen für Social Media Kampagnen und Karriereseite nutzen
- Unterstützung von neuen Projekten
Zeitpunkt und Dauer einer Mitarbeiterbefragung
Zeitpunkt
Grundsätzlich empfiehlt es sich, eine Mitarbeiterbefragung nicht dann anzusetzen, wenn viele Abwesenheiten bevorstehen, wie z.B. in den Sommermonaten.
Dauer
Der Befragungszeitraum sollte nicht zu lange ausfallen – Teilnehmer:innen schieben die Befragung sonst auf und vergessen sie dann. Trotzdem müssen alle eine Chance bekommen teilzunehmen, auch jene, die für einen gewissen Anteil des Befragungszeitraums nicht anwesend sind. Zu empfehlen ist ein Zeitraum von ca. zwei bis maximal sechs Wochen. Verschickt In jedem Fall nach etwa der Hälfte der Zeit einen Reminder.
Fragen und Statements
Mitarbeiterbefragungen müssen gut strukturiert und leicht verständlich sein. Stellt bei der Erstellung des Fragebogens klar, mit welcher Frage welche Absicht verfolgt wird.
Nachfolgend einige Beispiele:
- Warum ist das Unternehmen wichtig für dich?
- Verstehst du die strategischen Ziele des gesamten Unternehmens?
- Weisst du, inwiefern du dem Unternehmen hilfst, diese Ziele zu erreichen?
- Weshalb kommst du gerne zur Arbeit?
- Was wünschst du dir von deinem Vorgesetzten?
- Bist du stolz darauf ein Mitglied deines Teams zu sein?
- Gibt es Prozesse mit Arbeitsschritten, die dir unnötig erscheinen?
- Worin möchtest du dich weiterentwickeln?
- Warum sollten sich potenzielle Mitarbeiter bei uns bewerben?
- Weisst du, an wen du dich wenden würdest, um um Hilfe zu bitten, falls dich etwas Ungewöhnliches im Job überraschen würde?
Auswertung der Mitarbeiterbefragung
Für die Auswertung können verschiedene Softwarewerkzeuge eingesetzt werden. Als einfaches Werkezeug könnt ihr Excel verwenden oder aber ein Befragungs-Tool, das extra auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiert ist. In diesen werden statistische Auswertungen in Echtzeit im Dashboard angezeigt.
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