Mitarbeiterbefragung durchführen

Mitarbeiterbefragung durchführen

Mitarbeiterbefragungen dienen dazu, die Mitarbeiterzufriedenheit in eurem Unternehmen zu ermitteln. Was eine Umfrage sonst noch für Erkenntnisse liefert, wie und wann sie durchgeführt oder analysiert wird, erfahrt in diesem Beitrag.

Wozu dient eine Mitarbeiterbefragung?

Mitarbeiterbefragungen helfen, Betriebsabläufe zu optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. Dabei nehmen Mitarbeiter:innen Einfluss auf folgende innerbetriebliche Bereiche:

  • Arbeitsergebnisse
  • Interne und externe Kommunikation
  • Arbeitsabläufe- und Prozesse
  • Arbeitsklima

Unter Mitarbeiterzufriedenheit wird die Einstellung zu den Aufgaben, dem Unternehmen und dem Arbeitsplatz verstanden. Je grösser das Missverhältnis zwischen den Erwartungen und den tatsächlichen Begebenheiten ist, desto unzufriedener fühlt sich ein:e Mitarbeiter:in.

Indirekte und direkte Messungen

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen gibt es zwei Arten von Messungen. Die direkte und die indirekte Messung, wobei die beiden Verfahren immer zusammen angewendet werden sollten. Ansonsten besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen und Fehlentscheiden.

Die indirekte Messung

Die indirekte Messung erfolgt durch Beobachtung und Datenerhebung von Kennzahlen, die auf die Stimmung der Arbeitnehmer:in hinweisen. Dazu gehören folgende Werte:

  • Krankheitstage
  • Performance
  • Fehlzeiten
  • Fluktuationsrate
  • Kündigungsrate
  • Beschwerden

Die direkte Messung

Die direkte Messung untersucht in einer meistens anonymen Mitarbeiterbefragung unter anderem die folgenden drei Hauptpunkte:

  • Erwartungen
  • Bedürfnisse
  • Erfahrungen

Im Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit geben Arbeitnehmer:innen an, wie sie bestimmte Aspekte wahrnehmen – darunter die eigenen Aufgaben sowie den Arbeitsplatz. Zudem sollen Teilnehmende die Möglichkeit haben, Wünsche und Bedenken in einem Freitextfeld zu äussern.

Durchführung der Umfrage

Grundsätzliche Rahmenbedingungen bei der Durchführung einer Mitarbeiterumfrage: Anonymität, Einhaltung Datenschutz und Verständlichkeit für alle Teilnehmer:innen.

Phasen (als ständiger Kreislauf):

  1. Definition der Ziele
  2. Erstellung des Fragebogens
  3. Auswertung und Analyse (die Fragebogen sollten zeitnah ausgewertet werden)
  4. Feedback an Mitarbeiter:innen
  5. Massnahmen (es reicht nicht Verbesserungen nur ausfindig zu machen – Veränderungen müssen anschliessend eingeleitet werden und                  zeitnah erfolgen)
  6. Evaluation

Themen für eine Mitarbeiterbefragung

In einem Mitarbeiterfeedback können viele verschiedene unternehmensrelevante Themen abgefragt werden. Um die Mitarbeitermeinungen und Einschätzungen einzuholen sind u. a. folgende Themen relevant:

  • Arbeitsmotivation
  • Kommunikation intern
  • Lohn
  • Arbeitszeiten und Ferien
  • Weiterbildungs- sowie Förderungsbedarf

Ziele

Es gibt viele verschiedene Ziele, die in einer Mitarbeiterbefragung verfolgt werden können. Beispielsweise:

  • Erhöhung der Verbundenheit
  • Senkung des Fluktuations-/Ausfallrate
  • Optimierung der Arbeitsprozesse
  • Sicherung der Qualität
  • Verbesserung des Betriebsklimas
  • Grundlage für ein authentisches Employer Branding
  • Positive Rückmeldungen für Social Media Kampagnen und Karriereseite nutzen
  • Unterstützung von neuen Projekten

Zeitpunkt und Dauer einer Mitarbeiterbefragung

Zeitpunkt
Grundsätzlich empfiehlt es sich, eine Mitarbeiterbefragung nicht dann anzusetzen, wenn viele Abwesenheiten bevorstehen, wie z.B. in den Sommermonaten.

Dauer
Der Befragungszeitraum sollte nicht zu lange ausfallen – Teilnehmer:innen schieben die Befragung sonst auf und vergessen sie dann. Trotzdem müssen alle eine Chance bekommen teilzunehmen, auch jene, die für einen gewissen Anteil des Befragungszeitraums nicht anwesend sind. Zu empfehlen ist ein Zeitraum von ca. zwei bis maximal sechs Wochen. Verschickt In jedem Fall nach etwa der Hälfte der Zeit einen Reminder.

Fragen und Statements

Mitarbeiterbefragungen müssen gut strukturiert und leicht verständlich sein. Stellt bei der Erstellung des Fragebogens klar, mit welcher Frage welche Absicht verfolgt wird.

Nachfolgend einige Beispiele:

  • Warum ist das Unternehmen wichtig für dich?
  • Verstehst du die strategischen Ziele des gesamten Unternehmens?
  • Weisst du, inwiefern du dem Unternehmen hilfst, diese Ziele zu erreichen?
  • Weshalb kommst du gerne zur Arbeit?
  • Was wünschst du dir von deinem Vorgesetzten?
  • Bist du stolz darauf ein Mitglied deines Teams zu sein?
  • Gibt es Prozesse mit Arbeitsschritten, die dir unnötig erscheinen?
  • Worin möchtest du dich weiterentwickeln?
  • Warum sollten sich potenzielle Mitarbeiter bei uns bewerben?
  • Weisst du, an wen du dich wenden würdest, um um Hilfe zu bitten, falls dich etwas Ungewöhnliches im Job überraschen würde?

Auswertung der Mitarbeiterbefragung

Für die Auswertung können verschiedene Softwarewerkzeuge eingesetzt werden. Als einfaches Werkezeug könnt ihr Excel verwenden oder aber ein Befragungs-Tool, das extra auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiert ist. In diesen werden statistische Auswertungen in Echtzeit im Dashboard angezeigt.

Mehr davon? Hier gehts weiter...

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Zufriedenheit und Wohlbefinden von Mitarbeiter:innen steigern

Zufriedenheit und Wohlbefinden von Mitarbeiter:innen steigern

Zufriedenheit und Wohlbefinden von Mitarbeiter:innen steigern

Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen – ein grosses Thema, das wir in diesem Blogbeitrag ein bisschen genauer unter die Lupe nehmen. Denn das Wohlbefinden am Arbeitsplatz ist zentral und hilft allen – den Mitarbeitenden und den Unternehmen. Mitarbeiter:innen, die sich im Arbeitsumfeld wohlfühlen, sind gemäss Studien deutlich gesünder, motivierter und produktiver. An welchen Metriken und mit welchen Methoden ihr das messen und analysieren könnt, verraten wir im folgenden Beitrag. Zudem haben wir einige tolle Ideen für euch parat wie ihr das Wohlbefinden mit geeigneten Massnahmen steigern könnt. Von coffe o’clock-Pausen über Feierabend Happy-hours bis Walking-Meetings – seid gespannt!

 

Faktoren, die zum Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen beitragen

Laut der American Psychological Association tragen vor allem 5 Faktoren zum Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen bei:

  • Gesundheit und Sicherheit
  • Anerkennung
  • Work-Life-Balance
  • Mitarbeiterwachstum und -entwicklung
  • Mitarbeiterengagement

Sammelt Ideen, wie ihr jedes dieser 5 Komponente verbessern könnt und entwickelt damit eine umfassende Strategie zum Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden. 

Glücklichere Mitarbeitende leisten bessere Arbeit und bleiben länger im Unternehmen. Wenn sich ein:e Arbeitnehmer:in wohl fühlt, entstehen positive Aspekte wie:

  • Hohes Mitarbeiterengagement
  • Hohe Produktivität
  • Hohe Mitarbeiterbindung
  • Steigender Umsatz
  • Sinkende Krankheits- und Fehltage

Metriken, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen

  • Krankheitstage
    Viele Arbeitstage können ein Zeichen für zu viel Stress, überarbeitete Mitarbeiter:innen oder generelle Unzufriedenheit am Arbeitsplatz sein.
  • Überstunden
    Werden übermässig viele Arbeitsstunden geleistet muss genau hingeschaut werden. Entweder ist das Pensum zu tief, Prozesse zu komplex gestaltet oder Arbeitsschritte nicht klar definiert und aufgeteilt.
  • Mitarbeiterumfrage
    Mit Mitarbeiterfeedbacks holt ihr regelmässig Meinungen eurer Mitarbeiter:innen ab und gewinnt neue Ideen und Erkenntnisse für Verbesserungen. Eine wichtige Grundlage auch für ein authentisches Employer Branding. 
  • Fluktuationsrate
    Ist die Fluktuationsrate hoch oder steigt stark an, kann dies ein klares Zeichen von Unzufriedenheit darstellen. 

14 kreative Ideen, um das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern

1. Ergonomie am Arbeitsplatz

In ergonomische Möbel und Zubehör zu investieren lohnt sich. Vor allem Stehtische und ergonomische Bürostühle wirken Wunder für die körperliche Verfassung von Büromitarbeitenden. Es müssen auch nicht alles Stehtische sein. Mit den heutigen hybriden Formen reicht es, an einigen Arbeitsplätzen Stehpulte zu installieren. Schon 15 Minuten pro Stunde stehen, wirkt sich sehr positiv auf die Gesundheit aus.

2. Mitarbeiter:innen zu Bewegung ermutigen

Um gesund zu bleiben, brauchen wir täglich Bewegung. Langes Stehen oder Sitzen führt zu Verspannungen und anderen Beschwerden. Unternehmen können dem entgegensteuern, indem sie ihre Mitarbeiter:innen aktiv ermutigen, sich zu bewegen. Z. B. durch:

  • ein vergünstigtes Fitnessabonnement
  • gemeinsamen Sport vor, während oder nach der Arbeit
  • Verleih von Firmenvelos
  • Bereitstellen von Fitnessarmbändern/Schrittzählern
  • Duschkabinen/Umkleiden zur Verfügung stellen

3. Schwung ins Büro bringen

Neben der Ermutigung zu Bewegung in der Freizeit, kann auch während der Arbeit etwas gemacht werden. Lasst eurer Fantasie freien Lauf. Ein paar Ideen von uns:

  • Wenn immer möglich Walking-Meetings vereinbaren.
  • Lanciert eine Gesundheits-Challenge, um die Mitarbeitenden zu ermutigen, die Treppe anstelle vom Aufzug zu benutzen.
  • Weitere Challenges könnten sein: Kilometer- oder Schrittziele pro Tag, sieben Stunden Schlaf oder 2 Liter Wasser am Tag.

4. Gesunde Mahlzeiten

Ungesunde Ernährung am Arbeitsplatz kann wegen Übergewicht, Bluthochdruck oder anderen Gründen zu Unzufriedenheit führen. Damit das Mitarbeiterwohlbefinden dadurch nicht sinkt, ist eine gesunde Ernährung wichtig. Organisiert mittags gelegentlich Essensgutscheinen für Restaurants mit gesunden Menüs, handelt Rabattgutscheine aus oder kocht gemeinsam über den Mittag.

5. Entspannungs-Plätzchen schaffen

Schafft Erholungsräume oder Entspannungsecken, in denen sich die Mitarbeiter:innen unterhalten, erholen und zur Ruhe kommen können. Eine Sofaecke, ein gemütlicher Sessel oder ein paar Spiele – lasst eure Ideen walten.

6. Zu Pausen ermutigen

Ermutigt eure Mitarbeiter:innen kurze Pausen einzulegen. Studien zeigen, dass sich Mitarbeitende nach einer kurzen Pause ausgeruhter fühlen und physisch und mental erfrischt in ihre Arbeitsbereiche zurückkehren. Bereits Pausen von 5 Minuten steigern die Produktivität.

Um den Teamzusammenhalt zusätzlich zu fördern, baut eine fixe Pause pro Tag ein. Z.B. täglich von 9.50 bis 10.10 Uhr ist für alle coffee o’clock!

7. Team zusammenbringen

Neben den gesundheitlichen Aspekten tragen auch soziale Aspekte zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz bei. Vor allem ein gutes Miteinander ist für die meisten Menschen sehr wichtig.

Dies gelingt durch regelmässige Teamevents, Feierabendaktivitäten (z.B. 1 Mal im Monat zur Happy-Hour einladen), gemeinsame Pausen und regelmässige Teammeetings. Die Kolleg:innen sollen die Möglichkeit haben, sich auch auf persönlicher Ebene kennenzulernen.

8. Entlohnung und Benefits

Durch eine Entlohnung, die Mitarbeiter:innen für passend halten, empfinden sie ihre Arbeit als sinnvoll. Benefits bieten darüber hinaus weitere Anreize, die das Mitarbeiterwohlbefinden steigern können. Am besten funktionieren solche, die sich auf die individuellen Bedürfnisse der Arbeitnehmer:innen beziehen. Seht euch dazu auf Instagram auch die Ostendis #Tipps&Tricks zum Thema Mitarbeiterbenefits an.

9. Weiterbildungen ermöglichen

Mitarbeiter:innen möchten sich weiterentwickeln. Dies ist unter anderem wichtig für ihre psychische Gesundheit. Daher lohnt es sich, in ein umfassendes Weiterbildungskonzept zu investieren. Das kann aus internen Weiterbildungsmassnahmen, externen Workshops, Seminaren oder Schulen bestehen. Ermutigt Mitarbeitende zu Weiterbildungen und subventioniert Kurse wie freie Tage für Schulungen und Prüfungen.

10. Wertschätzung zeigen

Das Wohlbefinden am Arbeitsplatz erfordert das Gefühl, dass die eigene Arbeit anerkannt wird. Zeigt euren Mitarbeiter:innen deshalb regelmässig eure Wertschätzung. Dies kann auf vielen Wegen kommuniziert werden. Warum nicht mal auf die kreative Art? Mit einer richtigen Postkarte, die im Briefkasten nicht in der Inbox landet, – verfasst mit einer persönlichen Nachricht.

11. Selbstbestimmung

Selbstbestimmtes Arbeiten ist vor allem eines – ein Motivationstreiber. Je motivierter die Mitarbeiter:innen, desto produktiver sind sie und umso höher ist die Qualität der geleisteten Arbeit. Selbstbestimmte Mitarbeitende wünschen sich Freiheiten und das Recht, selbst Entscheidungen tragen zu dürfen oder zumindest, Teil des Entscheidungsprozesses zu sein. Das Mass an Selbstbestimmung ist jedoch immer den Mitarbeitenden anzupassen, damit Freiheit nicht plötzlich zu Unsicherheit führt.

12. Flexible Arbeitszeiten

Zur Selbstbestimmung gehören auch flexible Arbeitszeiten. Wenn es die Tätigkeit erlaubt, profitieren beide Seiten von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen. Mitarbeiter:innen, die sich ihre Arbeitszeit grösstenteils selbst einteilen können, sind zufriedener als solche, die sich an fixe Blockzeiten halten müssen. Sie können damit z.B. die Kinderbetreuung besser organisieren, Arzttermine einfacher koordinieren und ihren persönlichen Rhythmus wahrnehmen.

13. Loyalität

Loyale Angestellte fühlen sich dem Unternehmen emotional nahe, teilen Werte und Ziele, bleiben gerne in der Firma und sprechen auch in der Öffentlichkeit positiv über ihre Arbeitgeberin. Um dies zu erreichen, sorgt für transparente Kommunikation und eine Atmosphäre von Vertrauen und Fairness. Zum Ausdruck bringen kann man es mit folgenden Handlungen: 

  • klare Ziele und konstruktives Feedback
  • regelmässig Wertschätzung zeigen
  • Potenziale fördern
  • Fehler tolerieren und konstruktive Lösungsfindung
  • Dankbarkeit für langjährige Mitarbeiter:innen zeigen (Dienstjubiläen z.B. mit einem Sabbatical honorieren etc.)

14. Betriebsausflüge

Der Betriebsausflug ist nicht nur eine gute Gelegenheit, den Mitarbeitenden einen schönen Tag zu schenken, sondern bewirkt, dass das Betriebsklima noch positiver erlebt wird. Damit wird die Motivation der Mitarbeiter:innen gesteigert. Vorgesetzte und Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich einmal ohne Druck und Stress zu erleben und auch private Eindrücken zu erhaschen. Eine gute Voraussetzung, um sich im Arbeitsalltag besser einzuschätzen und zusammenzuarbeiten.

Mitarbeiterumfragen

Wie glücklich sind eure Mitarbeiter:innen? Wie wohl fühlen sie sich und wie stehts mit der Unternehmensbindung? Fragen, die in einer Mitarbeiterumfrage beantwortet werden können.

Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit sollten regelmässig stattfinden. Unternehmen sehen somit, ob sich etwas verändert oder die Anliegen und Probleme, gleich bleiben. Nach der Auswertung einer Umfrage sollten zudem rasche Umsetzungen und Massnahmen zu sehen sein. Dadurch fühlen sich Mitarbeiter:innen wertgeschätzt und engagieren sich auch bei weiteren Umfragen. Mehr zum Thema Mitarbeiterumfragen.

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