Absagen  im Rekrutierungsprozess

Absagen im Rekrutierungsprozess

Mit der erfolgreichen Rekrutierung neuer Talente kommt auch das Versenden von Absagen an alle Bewerbende, für die es dieses Mal nicht gereicht hat. Oftmals gestalten sich diese jedoch herausfordernd, denn es gibt bestimmte Aspekte, welche man dabei unbedingt richtig machen sollte. Folglich 6 Tipps wie ihr als Unternehmen trotz Absage einen möglichst professionellen und positiven Eindruck bei den Kandidaten hinterlässt und warum genau dies so wichtig ist.

Warum sind Absagen wichtig?

Juristisch gesehen sind Absagen keine Pflicht. Das Ablehnen von Kandidat:innen muss also weder erfolgt noch begründet sein. Es zeugt jedoch von Höflichkeit und zeigt eine gewisse Anerkennung für die investierte Arbeit der Bewerbenden. Des Weiteren spricht sich ein seriöser und gut überlegter Absagebrief gerne mal unter den Stellensuchenden herum. Das Ergebnis? Wie bereits in unserem Blogbeitrag erwähnt: Gratis Employer Branding, das bei zukünftigen Rekrutierungsprozessen sehr hilfreich ist.

6 Tipps für eine gelungene Absage

Wir haben nachfolgend 6 Tipps für euch zusammengefasst und zeigen dabei auch gleich auf, wie eine E-Recruiting Lösung wie Ostendis diese Aspekte noch angenehmer und effizienter für euch gestalten kann.

1. Struktur einhalten

Wir reden hier nicht nur von firmeninternen Layoutvorgaben und Tonalität. Auch auf rechtlicher Ebene sind hier einige wichtige Faktoren nicht zu vernachlässigen. So ist beispielweise von einer Diskriminierung aufgrund Herkunft, Geschlecht und Weiteres abzusehen. Ostendis beinhaltet das Hinterlegen von beliebig vielen Textvorlagen in verschiedenen Sprachen. Damit ist die reibungslose und professionelle Bewerberkommunikation für euch sichergestellt.

2. Persönlichkeit wahren

Eine persönliche Formulierung des Schreibens kann einiges an Wertschätzung einbringen. Bereits kleine Details wie eine persönliche Anrede oder das Eingehen auf einen möglichen Kontakt während des Rekrutierungsprozesses können einiges erreichen, um in guter Erinnerung zu bleiben. Dabei sollten Standardfloskeln möglichst vermieden werden. Aus genau diesem Grund bietet Ostendis die Möglichkeit jede Textvorlage zu ergänzen und zu individualisieren.

3. Ehrlichkeit zeigen

Ehrlichkeit währt am längsten. Eine Absage ohne Begründung ist für Bewerbende frustrierend und erhöht bei einem klärendem Anruf von mehreren Bewerbenden ihren Aufwand enorm. Ausserdem hilft eine gute Begründung den Kandidierenden ihre Situation besser einzuschätzen und vielleicht sogar bisher unerkannte Potenziale auszuschöpfen.

4. Zeitfenster beachten

Bewerbende sollten nicht in der Luft hängen gelassen werden. Eine verspätete Absage befindet sich auf dem zweiten Platz, nur übertroffen von keiner Absage. Bewerbende, welche eine verspätete Antwort bekommen sind oftmals enttäuscht. Auch ihre Unternehmensreputation kann, wie vorgängig bereits erwähnt, darunter leiden. Auch eine zu schnelle Absage führt dazu, dass die Bewerbenden sich nicht genügend respektiert fühlen. Ostendis bietet deshalb die Funktion, Nachrichten an die Bewerbenden zu terminieren und hilft euch den richtigen Zeitpunkt nicht zu verpassen.

5. Kandidatenpool aufbauen

Oftmals entscheiden Feinheiten über eine Zu- oder Absage. Qualifizierte Kandidierende, welche bei zukünftigen Stellenbesetzungen starkes Potential zeigen könnten, sollten wenn immer möglich bei bevorstehenden Stellenbesetzungen in Betracht gezogen werden. Die betroffenen Kandidat:innen sollten in der Absage über dieses Vorgehen informiert werden sowie nach der Zustimmung gefragt werden. Mit Ostendis können interessante Bewerbungen nach Rücksprache mit den Bewerbenden im unternehmensinternen Kandidatenpool abgelegt werden. Damit habt ihr jederzeit Zugriff auf potenzielle Mitarbeitende.

6. Immer antworten

Ganz im Sinne von; Eine Antwort ist besser als keine Antwort. Sollten alle Stricke reissen und sich die negativen Bescheide stapeln, so ist es auf jeden Fall empfehlenswert jedem Kandidaten eine Antwort zu senden. Dies schafft Klarheit und hinterlässt abschliessend ein besseres Bild der Unternehmung. Auch hier kann Ostendis  mit wenigen Mausklicks einfache Massenaktionen auslösen und so langwierige Arbeitsprozesse beschleunigen, um euch Platz und Zeit für anderes zu schaffen.

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Automatisierung im Recruiting

Automatisierung im Recruiting

Recruiter haben wie andere Berufsgruppen ihre Bedenken, wenn es um die Automatisierung ihrer Arbeit geht. Doch diese sind völlig unbegründet. Denn Recruiter werden durch eine E-Recruiting-Lösung nicht ersetzt, sondern der Rekrutierungsprozess wird optimiert. Dadurch sollen Recruiter Zeit gewinnen. Zeit, menschlich zu sein. Im Blogbeitrag decken wir einige Vorurteile auf und zeigen die grössten Erleichterungen mit einer E-Recruiting-Lösung. 

Die grössten Vorurteile, wenn es um die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses geht

1. Die Arbeit wird mir weggenommen

Unmöglich – denn ein Recruiter kann nicht einfach von einer Maschine ersetzt werden. Es braucht Menschen, damit das Recruiting menschlich bleibt!

Ziel ist es administrative Prozesse zu optimieren und damit Zeit zu gewinnen für den Kern der Sache – den Menschen.

2. Der Computer trifft die Entscheidungen

Nicht wenn bei der Entwicklung der E-Recruiting-Lösung ganz bewusst darauf verzichtet wird. Ohne Integration von Prozessen, die zum Ziel haben, Entscheidungen statt von einem Menschen durch den Computer fällen zu lassen, bleibt die Entscheidungskraft beim Recruiter.

3. Bewerbende gehen mir durch die Lappen

Eine automatisierte Vorselektion oder gar Absage durch den Computer empfinden wir bei Ostendis als heikel. Zu gross wäre uns das Risiko, dass der Computer eine Fehlentscheidung trifft und dadurch ein potentieller Mitarbeiter im Bewerbungsprozess verloren geht. Ostendis verzichtet deshalb bewusst darauf.

4. Für Bewerber:innen ist es mühsam

Der Rekrutierungsprozess verschnellert sich mit einem E-Recruiting-System und Bewerbende erhalten zeitnah ein Feedback. Genau das wird heute erwartet. Wenn man den Bewerber:innen verschiedene Bewerbungskanäle offen lässt (inkl. E-Mail) und ein schlichtes Drag & Drop-Tool, anstelle eines komplexen Formulars anbietet, schreckt das nicht ab

5. Recruiter werden unpersönlich

Im Rekrutierungsprozess werden Recruiter durch eine E-Recruiting-Lösung bei administrativen Arbeiten unterstützt. Dadurch bleibt mehr Zeit für Interviews oder persönliche Mitarbeitergespräche. Ziel ist es, dass sich Recruiter wieder auf persönliche Aufgaben konzentrieren können und den Menschen in den Mittelpunkt stellen.

6. Automatische E-Mails schrecken ab

Auf Bewerber:innen wirkt eine automatisch ausgelöste Mail, die personalisiert und zeitversetzt empfangen wird, nicht unpersönlich. Im Gegenteilt, durch das zeitnahe Feedback steigt die Qualität im Bewerbungsprozess und damit die Candidate Experience.

Was wird denn überhaupt automatisiert im Rekrutierungsprozess und welche Vorteile entstehen dadurch?

E-Mails

Einen grossen Bestandteil der Automatisierung bilden automatische E-Mails. Egal ob personalisierte und zeitversetzte Eingangsbestätigungen, Zusagen oder Absagen. Aus den verschiedenen individuellen Vorlagen kann man eine Antwort hinterlegen und diese automatisiert an die entsprechenden Kandidat:innen verschicken lassen.

Multiposting

Mit einer integrierten Multiposting-Lösung wie bei Ostendis können Stellenanzeigen mit einem Mausklick auf allen bewährten Job-Plattformen, Social-Media-Kanälen und auf der eigenen Karriereseite veröffentlicht werden. Das Layout der Stellenanzeige kann auf einfache Weise im Unternehmensdesign gestaltet werden und stärkt damit die Employer Brand.

Kandidatenpool

Kaum ist eine Stelle besetzt, beginnt der Rekrutierungsprozess wieder von vorne. Mit einem integrierten Kandidatenpool können Bewerbungen nach Rücksprache mit den Bewerber:innen abgelegt werden. Anhand von zahlreichen Kriterien und eigenen Schlagworten werden gesuchte Talente somit schnell wieder gefunden.

Reporting

Viele E-Recruiting-Lösungen verfügen über ein integriertes Reporting-Tool, das Statistiken und KPIs wie z.B.:

  • Wie viele Bewerbungen sind auf eine Stelle eingegangen?
  • Wie lange hat es gedauert, bis die Stelle besetzt war?

auf Knopfdruck mit Grafiken beantwortet und visualisiert.

Somit geht es bei der Automatisierung im Rekrutierungsprozess…

…nicht darum den Menschen zu ersetzen, sondern den Prozess zu optimieren. Die menschliche Ebene braucht es weiterhin, damit das Recruiting auch in Zukunft menschlich bleibt.

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Die beste E-Recruiting-Lösung für Ihr Unternehmen evaluieren

Die beste E-Recruiting-Lösung für Ihr Unternehmen evaluieren

Mit einer E-Recruiting-Lösung kann die arbeitsintensive Personalbeschaffung effizienter gestaltet werden. Von der Ausschreibung bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeitenden wird der Prozess in Bezug auf Zeit, Aufwand und Kosten optimiert. Doch die Auswahl erfordert eine Recherche in einem Bereich mit vielen verschiedenen Anbietern. Hier ein paar Punkte, welche bei der Evaluation der Software berücksichtigt werden sollten.

Nutzt zudem unser kostenloses Evaluations-Tool Ostendis Evaloo, denn je nachdem wie weit digitalisiert euer Unternehmen bzw. die HR-Abteilung ist, stellen sich mehr oder weniger Fragen und Anliegen

Kosten und Verträge

  • Was kostet die E-Recruiting-Software?
  • Ist der Preis flexibel oder laufen die Kosten über verschiedene Preismodelle und Preispakete?
  • Gibt es Kündigungsfristen und Verträge?
  • Entstehen versteckte Kosten?
  • Werden bei der Einführung Investitions- und Installationskosten verrechnet?

Bedienung

  • Ist die Software benutzerfreundlich, einfach und intuitiv zu verstehen?
  • Wie lange dauert eine Einführung?
  • Ist das E-Recruiting-Tool selbsterklärend aufgebaut?
  • Ist das Bewerbungsformular auch für Bewerber:innen simpel und schnell zu bedienen?

Stellenausschreibung

  • Bietet die E-Recruiting-Lösung eine Multiposting-Funktion, mit der ein Stelleninserat per Klick auf mehreren Kanälen publiziert werden kann?
  • Welche Plattformen zur direkten Ausschreibung werden angeboten?
  • Kann das Stelleninserat selbstständig im Unternehmensdesign gestaltet werden?

Bewerberkommunikation

  • Welche Kommunikationsmöglichkeiten mit Bewerber:innen gibt es?
  • Gibt es automatische, personalisierte und zeitversetze Geduldschreiben?
  • Können Massenantworten mit einem Mausklick verschickt werden?
  • Bietet die Software ein integriertes Video-Tool für Vorstellungsgespräche?

Zusammenarbeit im Team

  • Können Bewerbungen intern weiterleitet werden?
  • Können Bewerbungen einfach kommentiert und bewertet werden?
  • Können Zugriffsrechte bestimmt werden?
  • Gibt es eine klare Übersicht über alle Informationen?

Support

  • Wie werden Schulungen durchgeführt?
  • Welche Kosten entstehen dafür?
  • Wie wird der Support gewährleistet (Telefon, E-Mail, Chat)?
  • Werden Supportanfragen verrechnet oder sind diese inklusive?

Datenschutz

  • Werden die Datenschutzbestimmungen eingehalten?
  • Liegt die Datenhoheit in der Schweiz?
  • Verwaltet der Anbieter die Daten auf der eigenen Infrastruktur?
  • Hat die E-Recruiting-Lösung die Swiss Hosting Zertifizierung (ausgestellt von swiss made software)?

Datenexport & Schnittstelle

  • Lassen sich die Daten aus dem E-Recruiting-Tool in anderen Systemen (z.B. einer Personalverwaltungslösung) nutzen?
  • Ist die entsprechende Schnittstelle vorhanden (offene Standardschnittstelle REST-API)?

Mit unserem Tool könnt ihr bis zu 4 weitere Anbieter in die Auswahl miteinbeziehen und die Anbieter sogar direkt aus unserem System aus einladen.
Evaluiert eure passende E-Recruiting-Lösung jetzt kostenlos!

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