E-Mail-Antwort bei BewerberIn nicht angekommen? Ein SPF-Eintrag löst das Problem!
Die Ausgangslage – E-Mailversand aus Ostendis.
Die Ostendis E-Recruiting-Lösung gibt Ihnen selbstverständlich die Möglichkeit, Ihren Bewerbungskandidaten Antworten per E-Mail zukommen zu lassen. Diese Antworten werden technisch vom Mailserver von Ostendis direkt an die Adresse des Kandidaten gesendet und zwar in Ihrem Namen. Somit ist auch garantiert, dass Sie allfällige Antworten direkt wieder erhalten.
Das Problem.
Der E-Mail-Server von Ostendis versendet in Ihrem Namen E-Mails, was viele empfangende Mailserver nicht akzeptieren. Diese prüfen nämlich, ob unser Mailserver dazu berechtigt ist, E-Mails mit Ihrem Domänennamen (Teil hinter dem @-Zeichen in der E-Mailadresse) zu versenden. Ohne Ihre explizite Einverständniserklärung ist dies häufig nicht erlaubt und der empfangende Mailserver weist die E-Mail ab. Dieser Mechanismus ist in der heutigen Zeit sehr vernünftig, da damit ein grosser Teil von Spammails eliminiert werden kann.Die Folge davon: Ihre Bewerbungskandidaten erhalten evtl. eine Antwort von Ihnen nicht.
Die einfache Lösung.
Damit nun die E-Mail-Antworten an Ihre Kandidaten zuverlässig ankommen ist es nötig, dass unser E-Mailserver im SPF-Record Ihres Unternehmens eingetragen wird. Dies ist im Übrigen auch für viele andere Internet-basierte Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen ggf. nutzt, nötig. Z.B. für Newslettersysteme, cloudbasierte Kundenverwaltungs- oder Buchhaltungssysteme, usw.
Wenn Sie Ostendis für Ihr Unternehmen einsetzen, so empfehlen wir Ihnen unbedingt den Einsatz eines SPF-Records!
Was ist ein SPF-Record?
Ein SPF-Record (Sender Policy Framework) ermöglicht es, nicht nur dem eigenen Mailserver, sondern auch anderen Mailservern die Legitimation zu erteilen, Mails zu versenden. Es handelt sich dabei um einen speziellen TXT-Eintrag im DNS (Domain Name System). Das hört sich sehr technisch an? Ist es auch… ???? Deshalb gleich zur nächsten Frage….
Wer muss den SPF-Record einrichten?
Ein SPF-Record muss von Ihrer IT-Abteilung oder dem entsprechend externen Partner vorgenommen werden und zwar von einer Person, die Zugriff auf die Verwaltung der DNS-Konfiguration für Ihre Domäne hat. Die HR-Abteilung hat in der Regel keinerlei Möglichkeiten, einen solche SPF-Record zu erstellen oder anzupassen, weshalb ein Auftrag an die IT-Abteilung unumgänglich ist
Wie muss der SPF-Record eingerichtet werden?
Damit die nötige Konfiguration vom entsprechenden Spezialisten vorgenommen werden kann, bedarf es ein paar Informationen:
Zuerst muss ein SPF-Record im DNS pfür die entsprechende Domäne erstellt werden, falls dieser nicht schon vorhanden ist. Danach muss ein Eintrag für den E-Mailversand aus Ostendis erstellt werden.
Die von Ostendis versandten E-Mails kommen immer vom gleichen Host mail.ostendis.ch bzw. der IP-Adresse: 94.231.81.6. Nachfolgend als Beispiel der Eintrag unserer Kundin mobilezone ag:
v=spf1 a:cs.mobilezone.ch a:mail.ostendis.ch a:reservation.staging.mobilezone.ch ip4:91.193.23.134/32 include:emarsys.us include:emsmtp.us include:spf.protection.outlook.com include:spf.mailjet.com -all
Mit dem hinzufügen des fett markierten Eintrages funktioniert der E-Mail-Versand aus Ostendis problemlos. Wir empfehlen, wenn möglich den Hostnamen statt die IP-Adresse, die sich eher mal ändern könnte, einzutragen.
Ich habe weitere Fragen, an wen kann ich mich wenden?
Bei allgemeinen Fragen rund um den E-Mailversand aus Ostendis hilft Ihnen unser Support per E-Mail oder auch gerne telefonisch weiter.
E-Mail: support@ostendis.com
Telefon: +41 62 511 20 88
Bei technischen Detailfragen können Sie auch gerne an unsere
Technik-Spezialisten direkt wenden:
E-Mail: philippe.moser@ostendis.com
Telefon: +41 79 261 78 57