Die Ausgangslage – E-Mailversand aus Ostendis.

Die Ostendis E-Recruiting-Lösung gibt Ihnen selbstverständlich die Möglichkeit, Ihren Bewerbungskandidaten Antworten per E-Mail zukommen zu lassen. Diese Antworten werden technisch vom Mailserver von Ostendis direkt an die Adresse des Kandidaten gesendet und zwar in Ihrem Namen. Somit ist auch garantiert, dass Sie allfällige Antworten direkt wieder erhalten.

Das Problem.

Der E-Mail-Server von Ostendis versendet in Ihrem Namen E-Mails, was viele empfangende Mailserver nicht akzeptieren. Diese prüfen nämlich, ob unser Mailserver dazu berechtigt ist, E-Mails mit Ihrem Domänennamen (Teil hinter dem @-Zeichen in der E-Mailadresse) zu versenden. Ohne Ihre explizite Einverständniserklärung ist dies häufig nicht erlaubt und der empfangende Mailserver weist die E-Mail ab. Dieser Mechanismus ist in der heutigen Zeit sehr vernünftig, da damit ein grosser Teil von Spammails eliminiert werden kann.Die Folge davon: Ihre Bewerbungskandidaten erhalten evtl. eine Antwort von Ihnen nicht.

Die einfache Lösung.

Damit nun die E-Mail-Antworten an Ihre Kandidaten zuverlässig ankommen ist es nötig, dass unser E-Mailserver im SPF-Record Ihres Unternehmens eingetragen wird. Dies ist im Übrigen auch für viele andere Internet-basierte Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen ggf. nutzt, nötig. Z.B. für Newslettersysteme, cloudbasierte Kundenverwaltungs- oder Buchhaltungssysteme, usw.

Wenn Sie Ostendis für Ihr Unternehmen einsetzen, so empfehlen wir Ihnen unbedingt den Einsatz eines SPF-Records!

Was ist ein SPF-Record?

Ein SPF-Record (Sender Policy Framework) ermöglicht es, nicht nur dem eigenen Mailserver, sondern auch anderen Mailservern die Legitimation zu erteilen, Mails zu versenden. Es handelt sich dabei um einen speziellen TXT-Eintrag im DNS (Domain Name System). Das hört sich sehr technisch an? Ist es auch… ???? Deshalb gleich zur nächsten Frage….

Wer muss den SPF-Record einrichten?

Ein SPF-Record muss von Ihrer IT-Abteilung oder dem entsprechend externen Partner vorgenommen werden und zwar von einer Person, die Zugriff auf die Verwaltung der DNS-Konfiguration für Ihre Domäne hat. Die HR-Abteilung hat in der Regel keinerlei Möglichkeiten, einen solche SPF-Record zu erstellen oder anzupassen, weshalb ein Auftrag an die IT-Abteilung unumgänglich ist

Wie muss der SPF-Record eingerichtet werden?

Damit die nötige Konfiguration vom entsprechenden Spezialisten vorgenommen werden kann, bedarf es ein paar Informationen:

Zuerst muss ein SPF-Record im DNS pfür die entsprechende Domäne erstellt werden, falls dieser nicht schon vorhanden ist. Danach muss ein Eintrag für den E-Mailversand aus Ostendis erstellt werden.

Die von Ostendis versandten E-Mails kommen immer vom gleichen Host mail.ostendis.ch bzw. der IP-Adresse: 94.231.81.6. Nachfolgend als Beispiel der Eintrag unserer Kundin mobilezone ag:

v=spf1 a:cs.mobilezone.ch a:mail.ostendis.ch a:reservation.staging.mobilezone.ch ip4:91.193.23.134/32 include:emarsys.us include:emsmtp.us include:spf.protection.outlook.com include:spf.mailjet.com -all

Mit dem hinzufügen des fett markierten Eintrages funktioniert der E-Mail-Versand aus Ostendis problemlos. Wir empfehlen, wenn möglich den Hostnamen statt die IP-Adresse, die sich eher mal ändern könnte, einzutragen.

Ich habe weitere Fragen, an wen kann ich mich wenden?

Bei allgemeinen Fragen rund um den E-Mailversand aus Ostendis hilft Ihnen unser Support per E-Mail oder auch gerne telefonisch weiter.

E-Mail:     support@ostendis.com
Telefon:  +41 62 511 20 88

Bei technischen Detailfragen können Sie auch gerne an unsere
Technik-Spezialisten direkt wenden:

E-Mail:     philippe.moser@ostendis.com
Telefon:  +41 79 261 78 57

Neu finden Sie drei Schaltflächen in der Bewerbungsansicht, die Sie wahlweise zur vorherigen oder nächsten Bewerbung bringen, ohne jedesmal auf die Bewerbungsliste zurückzukehren. Das ist vor allem dann sehr angenehm, wenn Sie eine grössere Menge an Bewerbungen schnell sichten möchten.

Wieder einmal mehr freut es uns, dass wir einen verschiedenst genannten Kundenwunsch für Sie umsetzen durften, um Ihre Effizienz mit Ostendis noch mehr zu steigern. Bei Fragen sind wir, wie immer, für Sie da!

Wurde ein Ostendis Free-Konto in ein Ostendis Professional-Konto hochgestuft, so wurden bislang 30 Tage vorverrechnet – neu sind es nur noch 10 Tage.

Nach diesen 10 Tagen können Sie ein Professional-Konto natürlich nach wie vor jederzeit in die kostenlose Free-Edition zurücksetzen und bezahlen ab dem nächsten Tag nichts mehr dafür.

Damit entstehen wesentlich geringere Kosten, wenn zwischendurch auf alle Bewerber-Informationen und Funktionalitäten zugegriffen werden muss, auch wenn Sie aktuell über keine offenen Stellen verfügen. Wir kommen somit der Philosophie noch näher, Ihnen mit Ostendis eine E-Recruiting-Lösung zur Verfügung zu stellen, die Sie nur dann bezahlen, wenn Sie diese aktiv brauchen.

Auch das war mal wieder ein Kundenwunsch, den wir gerne umgesetzt haben. Haben auch Sie Wünsche? Dann lassen Sie es uns wissen! Eventuell können wir auch diese erfüllen… 🙂

Sie möchten Bewerbungen, die ein bestimmtes Alter erreicht haben und die Sie nicht mehr benötigen aus Ostendis entfernen? Diese Möglichkeit steht Ihnen unter dem Menüpunkt „Unternehmen“ – „Datenbereinigung“ in der Funktion als Unternehmensadministrator zur Verfügung. 

Auf der darauffolgenden Seite können Sie festlegen, welche Bewerbungen Sie in den Papierkorb verschieben möchten und brauchen dies mit „Jetzt unwiderruflich ausführen“ zu bestätigen.

Es werden nun alle aktiven und archivierten Bewerbungen in den Papierkorb verschoben, die älter als die gewählte Anzahl Monate sind, ausgehend vom Eingangsdatum der Bewerbung.

Möchten Sie bestimmte Bewerbungen aus diesem Prozess ausschliessen, da Sie diese auf unbestimmte Zeit im System archiviert haben möchten (z.B. bei inzwischen angestellten Bewerberinnen und Bewerbern oder bei Personen auf Abruf, die Sie in Ihrem Kandidaten-Pool archiviert haben), so steht Ihnen neu die Möglichkeit zur Verfügung, Bewerbungen entsprechend zu markieren. Dies geschieht in der Bewerbung unter „Personalien“, wie folgt über die neue Option „Angestellt“:

Bewerbungen die als „Angestellt“ markiert sind, werden bei der Datenbereinigung nicht in den Papierkorb verschoben.

Den Papierkorb finden Sie im Menü:

Bewerbungen, die sich im Papierkorb befinden, können weiterhin einem offenen Job oder dem „Eingang“ zugewiesen werden. Beachten Sie, dass Bewerbungen, die sich im Papierkorb befinden, nach 90 Tagen automatisch unwiderruflich gelöscht werden. Sie haben jedoch neu auch die Möglichkeit, den Papierkorb sofort komplett zu leeren und sämtliche Bewerbungen darin unwiderruflich zu löschen.

Mit diesen Möglichkeiten, können Sie Ihre Datenschutzprozesse und die Vorschriften gemäss Datenschutzgesetzt und DSGVO jederzeit umsetzen und einhalten.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Um den Job selbst wieder zu reaktivieren, können Sie wie folgt vorgehen:

Kandidaten bleiben im reaktivierten Job jedoch archiviert. Dies sehen Sie an der Anzahl der Bewerbungen. Um diese zu sehen können Sie die Ansicht aufklappen.

Wenn Sie nun einer dieser Kandidaten reaktivieren wollen, können Sie hinter dem Kandidaten auf die drei Punkte klicken und danach „Reaktivieren“ auswählen.

Neu haben Sie die Möglichkeit mit den Status-Flaggen einen vordefinierten Kurzstatus zu setzten.

Damit Sie die Status-Flaggen nutzen können müssen Sie diese zuerst aktivieren. Hierfür gehen Sie auf «Unternehmen» und «Einstellungen» zu den «Status Flags» und definieren die gewünschten Flaggen. Wenn mindestens eine Flagge definiert ist, ist das System aktiv.

Nun können Sie im Header des Kandidaten die Status-Flagge auswählen und beliebig oft ändern.

Die gewählten Status-Flaggen finden sie auch in der Übersicht aller Kandidaten.